Ιστορίες Πελατών

Τα τελευταία τρία χρόνια, η Hellenic Seaways  έχει αυξήσει  τις απαιτήσεις της για αυτοματοποίηση  των διαδικασιών, την διασύνδεση  των  πληροφοριακών  συστημάτων της, την πληροφόρηση της μέσα  από  BI συστήματα, την ενσωμάτωση συστημάτων   ηλεκτρονικών εγγράφων και workflow σε μεγάλο βαθμό. Στόχος της είναι η ταχύτερη υλοποίηση  των εργασιών, την άμεση πληροφόρηση  και φιλική προς το περιβάλλον (χωρίς έντυπο υλικό και απόλυτα μηχανογραφημένη) λειτουργία της, όπου αυτό είναι εφικτό.

 To Επιχειρησιακό Λογισμικό  Open Accounting και οι μηχανογραφικές υπηρεσίες της Open System Solutions συμβάλουν  καθημερινά  στην επίτευξη των παραπάνω στόχων:

• Μέσω των  ολοκληρωμένων υπηρεσιών  υποστήριξης και προγραμματισμού, το λογισμικό διασυνδέει  τα εκάστοτε επιχειρησιακά συστήματα (κρατήσεων), με σκοπό την αυτοματοποίηση  των διαδικασιών των  εκκαθαρίσεων , τις τιμολόγησης των προμηθειών  και την ενημέρωσης των αντίστοιχων  υποσυστημάτων .
• Μέσω ειδικών  εφαρμογών σε  ApplicationServers, επικοινωνεί online με τα συστήματα των τραπεζών, εισάγοντας αυτόματα τις κινήσεις των καταθέσεων των πρακτόρων από τις τράπεζες και ενημερώνοντας άμεσα  τα συστήματα κρατήσεων για ταπιστωτικά όρια.
• Μέσω των διαδικασιών αυτοτιμολόγησης, EDI,  Workflow και  αυτόματων πληρωμών, έχει αυτοματοποιήσει στο μέγιστο βαθμό τις χρηματοοικονομικές διαδικασίες. 
• Μέσω της ενσωμάτωσης συστημάτων διαχείρισης  εγγράφων, βελτίωσε την πληροφόρηση.
• Με το υποσύστημα διαχείρισης  προμήθειας υλικών και ανταλλακτικών  μηχανών, να λειτουργεί  σε web περιβάλλον και χρησιμοποιώντας ηλεκτρονικές  διαδικασίες  αξιολόγησης  προσφορών και συστήματα workflow,  μείωσε  σε μεγάλο βαθμό τον χρόνο ολοκλήρωσης των παραγγελιών και βελτίωσε την ταχύτητα απόκρισης του τμήματος προμηθειών.
• Μέσω  του υποσυστήματος  στατιστικής εισιτηρίων, πληροφορείται για την ποσοτική για την επιβατική κίνηση των πλοίων ανά  λιμάνι, προορισμό, εταιρεία και λοιπούς κόμβους της επιχειρηματικής δραστηριότητας.

Η ΗellenicSeaways κατάφερε χάρη στα παραπάνω και την συνεισφορά της OSS:

• να πετύχει σημαντική μείωση του κόστους απασχόλησης
• να βελτιώσει τις σχέσεις της με τους συναλλασσόμενους (Προμηθευτές, Πράκτορες)
• να μείωσει το περιβαλλοντικό της αποτύπωμα
• να αυξήσει την ταχύτητα και να βελτιώσει την ποιότητα  των πληροφοριών της.

 Γενικές Παρατηρήσεις

Είναι γεγονός πως, η Hellenic Seaways, μέσω του Open Accounting τηρεί με συνέπεια Διεθνή Λογιστικά πρότυπα, καλύπτει πολλαπλές νομικές οντότητες, διαφορετικά θεωρημένα βιβλία (κατηγορίας Γ και Β, Νόμου 89 ). Επιπλέον, ελέγχεται ετησίως από εταιρείες ορκωτών  λογιστών. Τέλος, το σύστημα συνδέεται με το BI AnalyticsΤargit. 

 Στα πλαίσια έρευνας ικανοποίησης των πελατών της, η Open System Solutions δημιούργησε μια φόρμα ερωτηματολογίου, με σκοπό την συλλογή πληροφοριών για το επίπεδο ικανοποίησης από τη χρήση του λογισμικού. Ακολουθούν συνοπτικά τα αποτελέσματα της σχετικής έρευνας:

• Μέσω της εφαρμογής σύνδεσης με τις τράπεζες  η εταιρεία απελευθέρωσε τους πόρους 2,5 υπαλλήλων μηνιαίως και βελτίωσε την σχέση  της με τους πράκτορες.
• Με την εφαρμογής  της αυτοτιμολόγησης, την εφαρμογή EDI και την ηλεκτρονική έγκριση  πληρωμών, απελευθέρωσε  1,5  υπάλληλο μηνιαίως.
• Μέσω τους διαδικασιών WorkFlow στις  εντολές πληρωμής, ο χρόνος απασχόλησης μειώθηκε σε ποσοστό μεγαλύτερο του 30%. 
• Η προσθήκη του υποσυστήματος λειτουργικών ταμειακών ροών βελτίωσε την πληροφόρηση  και μείωσε τον χρόνο  απασχόλησης  ενός  εργαζομένου σε ποσοστό μεγαλύτερο του 10%.
• Από τις διαδικασιές Workflow και EDI, μειώθηκε η χρήση εκτυπώσεων και χαρτιού σε ποσοστό μεγαλύτερο του 20%.
• Από τις ενσωμάτωση των ηλεκτρονικών εγγράφων, βελτιώθηκε η πληροφόρηση σε ποσοστό μεγαλύτερο του  30%.
  • βελτίωσε κατά 2 με 3 ημέρες το χρόνο ολοκλήρωσης μιας αίτησης
  • μείωσε σε ποσοστό μεγαλύτερο του 10 % τις εκτυπώσεις,
  • βελτίωσε κατά 30 % τον έλεγχο των ανταλλακτικών
  • Το υποσύστημα προμήθειας υλικών και ανταλλακτικών (Διαδικτυακή εισαγωγή αίτησης, ηλεκτρονική έγκριση μέσω email, ηλεκτρονική αξιολόγηση προσφορών και αποστολή παραγγελίας)
  • απελευθέρωσε περισσότερες από τρείς ανθρωποημέρες μηνιαίως
• Η  διαδικασία ηλεκτρονικών εγκρίσεων των τιμολογίων των εξόδων (προμηθευτών) 
  • βελτίωσε κατά 2 με 3 ημέρες το χρόνο έγκρισης ενός τιμολογίου
  • μείωσε σε ποσοστό μεγαλύτερο του 10 % τις εκτυπώσεις,
  • απελευθέρωσε τρείς ανθρωποημέρες μηνιαίως.

Συμπέρασμα του ερωτηματολογίου:

Τα υποσυστήματα που ενσωματώθηκαν από την Open System Solutions είχαν ως αποτέλεσμα τον εκσυγχρονισμό των διαδικασιών αλλά και των υπηρεσιών που προσφέρουμε προς τους συνεργάτες. Πρέπει να επισημανθεί πως υπήρξε σημαντική εξοικονόμηση πόρων και από την πλευρά των πελατών/προμηθευτών μας, γεγονός που ενίσχυσε τις συνεργασίες μας.

• Τα  οφέλη της συνεργασίας μας: χρησιμοποιούμε το  λογισμικό Open Accounting και τις υπηρεσίες  της Open System Solutions περισσότερο από μία δεκαετία και είμαστε απόλυτα ευχαριστημένοι από τη συνεργασία μας. Ειδικά τα τελευταία τρία χρόνια, ενσωματώσαμε στο βασικό πρόγραμμα του λογιστηρίου μας πολλές διαφορετικές εφαρμογές, με αποτέλεσμα την βελτίωση των λειτουργιών της Οικονομικής Διεύθυνσης και της Διεύθυνσης Προμηθειών, την κατάργηση γραφειοκρατικών διαδικασιών, καθώς και την εξοικονόμηση πόρων και χρόνου.
• Κυριότερα προβλήματα που επιλύθηκαν με την χρήση του υποσυστημάτων λογισμικού: πέρα από όσα έχουν αναφερθεί παραπάνω, υπήρχε πρόβλημα στην έγκαιρη και ορθή ενημέρωση της Διοίκησης σε πολλά θέματα. Με την ενσωμάτωση των υποσυστημάτων, η ενημέρωση πλέον γίνεται σε πραγματικό χρόνο, υπάρχει εικόνα για τα κόστη της εταιρείας χωρίς να χρειάζεται να εκδοθούν και να καταχωρηθούν τα τιμολόγια των προμηθευτών, και έτσι προσφέρεται η δυνατότητα να λαμβάνονται εγκαίρως οι ανάλογες επιχειρηματικές αποφάσεις.
• Ποιες επιχειρηματικές διαδικασίες έχουν ενισχυθεί με την υλοποίηση της λύσης του Open Accounting: η ορθότερη χρηματοοικονομική διαχείριση, η παρακολούθηση του προϋπολογισμού, ο έλεγχος των χρεωστικών υπολοίπων έχουν απλοποιηθεί μέσω των νέων εφαρμογών.
• Τι μας ικανοποίησε περισσότερο από το λογισμικό: η απλότητα στη χρήση του, καθώς και η ευελιξία που παρέχει, τόσο στη διαχείριση του όσο και στην προσαρμογή του με όλα τα υπόλοιπα πληροφοριακά συστήματα της εταιρείας μας.

 Handrakis Stelios

Treasurer Hellenic Seaways Μaritime S.A